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E-Commerce-Händler und Verkäufe über Marktplätze: Was tun im Falle einer steuerlichen Betriebsprüfung?

E-Commerce-Händler und Verkäufe über Marktplätze: Was tun im Falle einer steuerlichen Betriebsprüfung?

Veröffentlicht am : 21/01/2026 21 janvier janv. 01 2026
Fokus

Für die europäischen Steuerverwaltungen ist einer der zentralen Aspekte im Kampf gegen den Mehrwertsteuerbetrug die erfolgreiche Eindämmung des Betrugs im Bereich des E-Commerce.

In den letzten Jahren haben die Mitgliedstaaten unter dem Impuls der Europäischen Kommission mehrere sehr bedeutende Reformen verabschiedet, um die Erhebung der Mehrwertsteuer auf Online-Verkäufe zu sichern. So brachte die im Juli 2021 in Kraft getretene E-Commerce-Reform mehrere wesentliche Änderungen mit sich: die Weiterentwicklung des One-Stop-Shop (OSS), die Einführung des Import-One-Stop-Shop (IOSS), die Änderung bestimmter Regeln zur steuerlichen Ortsbestimmung sowie die Stärkung der Rolle der Plattformen bei der Mehrwertsteuererhebung (Fiktion des Käufers-Verkäufers). Einige dieser Entwicklungen werden mit der Umsetzung der Reform „VAT in the Digital Age“ (VIDA) weitergeführt und intensiviert.

Parallel dazu haben die Mitgliedstaaten ihre Kontrollmittel für online durchgeführte Transaktionen verstärkt und verhängen zunehmend Steuerberechtigungen gegenüber E-Commerce-Händlern.

Ohne die Bedeutung des Mehrwertsteuerbetrugs im E-Commerce zu relativieren und unter Anerkennung der zwingenden Notwendigkeit verstärkter Kontrollen stellen wir jedoch fest, dass bestimmte verhängte Steuerberechtigungen unbegründet sind und gutgläubige E-Commerce-Händler in große Unsicherheit versetzen, wenn ihnen Mehrwertsteuernachzahlungen auferlegt werden.

Daher erschien es uns unerlässlich, die wichtigsten Punkte zusammenzufassen, die es ermöglichen, einer Steuerprüfung oder -nachforderung gelassen entgegenzusehen.

Die Bedeutung des Verfahrens nicht unterschätzen

Im Bereich des E-Commerce betreffen steuerliche Prüfungen meist grenzüberschreitende Transaktionen (Versandhandelsumsätze). Die Berichtigungsverfahren werden daher häufig von einer ausländischen Steuerverwaltung eingeleitet. So erhält beispielsweise ein deutscher E-Commerce-Händler, der die auf seine in Frankreich steuerpflichtigen Umsätze erhobene Mehrwertsteuer zu niedrig erklärt hat, eine Steuernachforderung von der französischen Steuerverwaltung.

Diese Situation bringt mehrere erhebliche Herausforderungen mit sich:
  • Die Benachrichtigungen (Berichtigungsmitteilungen, Auskunftsersuchen usw.) sind in der Sprache des prüfenden Landes verfasst (Französisch, Deutsch, Italienisch usw.). Viele Händler verstehen weder die Tragweite noch die geltenden Fristen, was zu einem Verlust ihrer Verteidigungsrechte führen kann.
  • Darüber hinaus sind die Verfahren häufig wenig bekannt, da jede Steuerverwaltung ihre eigenen Regeln hinsichtlich Antwortfristen, zwingender Formvorschriften, Rechtsbehelfe und Beweislast anwendet.
Nehmen wir erneut das Beispiel eines deutschen E-Commerce-Händlers, der eine Berichtigungsmitteilung der französischen Steuerverwaltung erhält. Je nachdem, ob er von einer Fristverlängerung zur Abgabe seiner Stellungnahme profitiert oder nicht, verfügt er über 30 oder 60 Tage ab Zugang der Mitteilung, um Stellung zu nehmen und gegebenenfalls die vorgeschlagenen Berichtigungen anzufechten.

Die Nichtbeachtung dieses Verfahrensschrittes hat erhebliche Konsequenzen für den Steuerpflichtigen:
  • Er gilt als mit den vorgeschlagenen Berichtigungen einverstanden. Dies bedeutet nicht, dass er diese nicht mehr anfechten kann, jedoch trägt er fortan die Beweislast und verliert einen Teil der durch das kontradiktorische Verfahren gewährten Garantien.
  • Die Verwaltung kann die festgesetzten Beträge einziehen. Der Steuerpflichtige muss – bei fortbestehendem Einspruchsrecht – entweder die geforderten Beträge zahlen oder einen Zahlungsaufschub beantragen, der die Stellung einer finanziellen Sicherheit erfordert.
Nach Erhalt einer Mitteilung einer ausländischen Steuerverwaltung besteht der größte Fehler darin, aus Verständnisproblemen zu zögern. Vielmehr ist es unerlässlich, sofort zu reagieren, den Inhalt der Mitteilung zu verstehen und das anwendbare Verfahren zu identifizieren.

Zuverlässigkeit und Dokumentation der Transaktionsdaten sicherstellen

Nahezu alle Steuerberechtigungen, bei denen unsere Mandanten uns eingeschaltet haben, beruhten auf der Feststellung von Abweichungen zwischen dem vom Steuerpflichtigen erklärten Umsatz und den Umsatzzahlen, die der Verwaltung von den Plattformen im Rahmen ihres Auskunftsrechts übermittelt wurden.
Mit anderen Worten: Nach den von den Plattformen übermittelten Daten hätten die E-Commerce-Händler mehr steuerpflichtige Umsätze erzielt als erklärt, was die Verwaltung zur Festsetzung von Mehrwertsteuerberechtigungen wegen vermeintlicher Erklärungsmängel veranlasste.

Ohne die Methodik der Verwaltung oder das Vorliegen tatsächlicher Erklärungsmängel in bestimmten Fällen in Abrede zu stellen, haben wir jedoch festgestellt:
  • Dass die von den Plattformen an die Verwaltung übermittelten Daten nicht ausreichend detailliert sind, was die Abstimmung mit den den Steuerpflichtigen vorliegenden Transaktionsdaten erheblich erschwert.
  • Dass die von den Plattformen übermittelten Daten in bestimmten Fällen fehlerhaft sind, insbesondere durch die Einbeziehung von Transaktionen, die nicht steuerpflichtig sind (z. B. B2B-Transaktionen oder in einem anderen Mitgliedstaat steuerpflichtige Umsätze).
  • Dass die der Verwaltung vorliegenden Daten zu den erklärten Umsätzen des Steuerpflichtigen in manchen Fällen fehlerhaft oder unvollständig waren (z. B. Nichtberücksichtigung von OSS-Erklärungen).
Für E-Commerce-Händler ist es daher unerlässlich, über alle Besteuerungszeiträume hinweg über zuverlässige, vollständige und dokumentierte Transaktionsdaten zu verfügen.
Wir empfehlen daher die Aufbewahrung:
  • Sämtlicher von der oder den Plattform(en) übermittelten Transaktionsdaten, möglichst in einem Format, das eine Weiterverarbeitung ermöglicht.
  • Sofern der E-Commerce-Händler einen Dienstleister nutzt, der Plattformdaten integriert, sämtliche von diesem Dienstleister übermittelten Daten, vorzugsweise ebenfalls in einem weiterverarbeitbaren Format. Wir betonen, dass die Daten externer Dienstleister lediglich eine Ergänzung zu den Rohdaten der Plattformen darstellen.
  • Selbstverständlich sind zudem sämtliche erklärungsrelevanten Unterlagen aufzubewahren (Mehrwertsteuererklärungen, Eingangsbestätigungen, Zahlungsnachweise, Abstimmungstabellen usw.).
Ziel der Aufbewahrung all dieser Unterlagen ist es, im Bedarfsfall die Transaktionsdaten anzufechten, auf deren Grundlage die Verwaltung ihre Berichtigungen vorgenommen hat.

Auch wenn es kritikwürdig sein mag, dass sich die Verwaltung auf nicht detaillierte Daten stützt, erscheint es wenig zweckmäßig, eine Anfechtung ausschließlich auf dieses Argument zu stützen. Es ist daher empfehlenswert, auch die Richtigkeit und Zuverlässigkeit der von der Verwaltung herangezogenen Transaktionsdaten substantiiert bestreiten zu können, was voraussetzt, selbst über vollständige, zuverlässige und ordnungsgemäß dokumentierte Daten zu verfügen.

Fazit

In einem zunehmend komplexen regulatorischen Umfeld und angesichts verstärkter steuerlicher Kontrollen ist das Risiko von Mehrwertsteuerberechtigungen für zahlreiche E-Commerce-Händler – auch gutgläubige – Realität geworden. Die technische Komplexität der anwendbaren Vorschriften, der grenzüberschreitende Charakter der Prüfungen sowie die Nutzung mitunter ungenauer Daten durch die Verwaltung machen diese Verfahren besonders schwierig, allein zu bewältigen. Die Begleitung durch einen Experten mit fundierter Kenntnis der Mehrwertsteuer im E-Commerce sowie internationaler Steuerverfahren ist daher unerlässlich, um die Wahrung der Rechte des Steuerpflichtigen sicherzustellen, unbegründete Berichtigungen wirksam anzufechten und die finanziellen Auswirkungen einer steuerlichen Prüfung zu begrenzen.
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